Папки для документов и презентаций: виды и когда какие нужны

Папки – незаменимая вещь в любом офисе. В них хранят документы, каталогизируют их, транспортируют и используют для презентаций. В каждом случае используют отдельный вид папок. Например, для хранения выбирают специальные объёмные папки на кольцах, которые легко помещаются в коробки. Прежде, чем заказать печать папок, необходимо выбрать вид, тип крепления, материал.

Виды папок

Существует несколько видов папок, которые используют в офисах. Они различаются по конструкции, размерам, объёму листов, механизму фиксации. Выбор конкретного вида зависит от его назначения.

Чаще всего папки для документов делятся по типу крепления. Это самый простой вариант, от которого зависит долговечность папки и её прочность.

На кольцах

Папки на кольцах – один из самых распространенных вариантов. Их конструкция проста, изнутри к корешку приклеивают металлические кольца, на которые надевают файлы с вложенными документами. Такая конструкция позволяет вынимать и добавлять документы, менять их местами без какого-либо вреда.

При выборе папок с кольцами особое внимание стоит обратить:

• ширину корешка – чем она больше, тем больше листов поместится. Самые большие папки вмещают более 400-500 листов;
• диаметр колец – маленький затруднит работу с документами, из-за большого возникнут трудности с закрыванием;
• форма колец – при О-образной форме страницы перелистывать проще, но из-за большого количества документов листы могут изгибаться. D-образная форма позволяет папке лежать на столе ровно и снижает нагрузку на отверстия;
• количество колец: стандартно используются 2 или 3 кольца, этого хватает для надежного хранения документов. Но если листов много, стоит выбрать папки для презентаций с 4 кольцами, это более надежный вариант.

С клапаном

Папку с клапаном легко распознать по её конструкции. Она представляет собой конструкцию, которая закрывается на резинку или кнопку. Благодаря наличию клапана, который загибается внутрь, документы не вываливаются.

Папка с клапаном бывает:

• Цельнокроеной – вся конструкция вырубается целиком, потом сгибается. Это более надежный и презентабельный вариант;
• Приклеенной – клапан приклеивается отдельно. В некоторых случаях это более экономный способ.

Заказывая печать бумажных папок с клапаном, обратите внимание на материал: для архивов лучше выбирать более прочные варианты, чтобы конструкция выдержала толщину листов. Второй нюанс – толщина клапана. Толстые клапаны часто деформируют крышку или мешают закрывать.

С внутренними карманами

Конструкция папок с внутренними карманами проста. Изнутри в ней расположены дополнительные карманы для хранения визиток, листов или дисков. Это помогает хранить документы и дополнительные материалы, без боязни их потерять.

При заказе папок с внутренними карманами обратите внимание на следующие моменты:

• расположение карманов – они могут находиться на внутренней стороне, на торце или лицевой поверхности;
• назначение карманов – для визиток, дисков, флешек, ручек, записок. От этого зависят размера кармана и его расположение;
• материал – карманы изготавливают из пластика или картона, реже из кожи. Пластик более надежный, но картон зачастую дешевле.

Папки-планшеты

Их также называют клипбордами. Они отличаются конструкцией: внутри жесткой папки расположен зажим, который удерживает документы. Он прижимает их сверху, а не сбоку, как кольца. Клипборды используют на презентациях, мероприятиях и при подписании, они удобны на совещаниях и в дороге.

Главное преимущество папки-планшета – возможность прочно фиксировать листы, не давая им разлететься. При этом сами документы не страдают, в них не делают перфорацию для удержания. Также папки компактны, их удобно брать с собой.

Для каких задач какая папка подходит

Выше разобрали виды папок для презентаций и других мероприятий. Теперь рассмотрим подробнее некоторые ситуации и выберем, какая конструкция будет особенно эффективна.

Тендерная документация

Для хранения и перевозки тендерной документации стоит выбрать папки с клапаном или кольцами. Они прочные, надежные, не дают документам выпасть и потеряться. В зависимости от количества документов выбирают и сами папки.

Отметим одну особенность. В папках с кольцами документы хранятся в файлах, что даёт им дополнительную защиту, но мешает быстро вытаскивать при необходимости. Если вам необходимо часто вынимать листы, лучше выбрать папки с клапанами.

Раздаточные материалы на конференции

Если вам нужна папка для раздачи рекламных материалов, лучший выбор – конструкция с карманами. В них вы можете вложить визитку или листовку, оставить дополнительную информацию.

Папка с карманами печатают из плотного мелованного картона или тонкого пластика. Этот материал легко переносит перенос красочных изображений и даже заливку цветом.

Подписание договоров на встрече

При подписании документов папка-планшет незаменима. Её удобно держать в руках и подписывать бумаги на весу. Благодаря жёсткой основе она будто заменяет стол. К тому же она выглядит стильно и презентабельно.

Для повседневной работы хватит пластиковой или картонной папки. Для важных встреч часто используют дизайнерский фактурный картон или кожу.

Материалы и брендирование

Печать папок на кольцах производится из различных материалов. Чаще всего их изготавливают из плотного картона, мелованного или кашированного. Это лёгкий, но прочный материал, который обеспечит сохранность документов. С ним легко работать, так как на нём хорошо выглядит любая печать, картон легко переносит постпечатную отделку.

На втором месте пластик. Из него получаются прочные продукты, которые отталкивают воду и грязь, не боятся солнечного света.

Нередко используют кожзам. На картонную основу натягивают ткань и закрепляют её, объединяя надёжность и эстетичность. Такие папки выглядят дорого и строго, на них эффектно смотрится тиснение логотипа. К тому же они не боятся влажности, грязи и внешних воздействий. Дорогие папки обтягивают натуральной кожей.

В качестве декора используют тиснение или фольгирование. тиснение придаёт любой папке эстетичный вид при минимальных усилиях. Обычно делают оттиск логотипа компании или её названия. Фольгирование – это тиснение с использованием золотой или серебряной фольги.

Тираж и сроки – от штучных VIP-папок до крупных тиражей

Сроки печати VIP-папок зависят от нескольких факторов: тиража, конструкции, макета, материала. Процесс изготовления делится на три этапа:

• предпечатная подготовка – разработка дизайна, макета, согласование работы, проверка цветопередачи, выбор материала;
• печать – в зависимости от выбранного способа занимает от нескольких часов до нескольких дней;
• постпечатная отделка – в первую очередь это фальцовка (сгибание) и биговка (нанесение борозд по линиям сгиба). Далее зависит от требований заказчика, дополнительный декор потребует лишних дней.

Тираж не ограничен. Цифровой метод позволяет сделать даже одну папку или печатать индивидуальные экземпляры и ВИП-варианты.